¡Por fin te has decidido! Has dado el paso de posicionar al cliente en el centro de todas tus estrategias y vas a implantar un CRM. Pero echa el freno, ¿Sabes para qué sirve un CRM? ¿Sabes cuáles son las mejores opciones que hay en el mercado? Se trata de un proceso que supondrá para la empresa tiempo y dinero, por lo que antes de hacer la elección, asegúrate de elegir el que más cuadra con tus necesidades. En este artículo trataremos sobre los CRM Open Source y los beneficios que pueden aportar a tu negocio por encima del resto de CRM’s existentes en el mercado.
¿Qué es un CRM Open Source?
Aquí se debe tener en cuenta las opciones que están disponibles a la hora de elegir un CRM según la propiedad del software:
- Por un lado, están los de código cerrado, es decir, aquellos cuyo código fuente no está disponible para cualquier usuario, se vende a través de licencias de uso y no puede ser modificado o adaptado. Aunque si parametrizado según los requerimientos de los clientes.
- El CRM Open Source es del segundo tipo, los sistemas de código abierto, donde a diferencia del anterior los usuarios pueden modificar su código fuente para adaptarlo a sus necesidades sin necesidad de comprar la licencia. Es gratis!
Por tanto, llegamos a la conclusión de que se trata de un “Software de código abierto que te ayuda a gestionar la relación con tus clientes de la manera más conveniente, al poder modificarlo según tus necesidades entrando en su código fuente”.
En la mayoría de ocasiones las empresas valorarán los distintos CRM comerciales ofertados en el mercado, con sus características y funcionalidades propias y según estas se decantarán por uno u otro. No obstante, para los que tengan necesidades muy específicas que cubrir, o que quieran personalizar sus bases de datos bajo su propio criterio, los CRM Open Source serán una herramienta realmente útil y que aportará mucho al negocio en cuanto a flexibilidad y funcionalidades específicas para situaciones concretas.
En qué se diferencian los CRM Open Source
Para que puedas ver la diferencia, al describirlas van a ser comparadas con un CRM convencional:
- Coste no específico: no hay pago periódicos al contratar la licencia de uso como los que tienes que hacer con los de código cerrado, aunque esto no significa que sea gratis, probablemente se deberá invertir en servicios técnicos, que en la mayoría de los casos, como en los de código cerrado, se paga una instalación técnica y un fee mensual para aplicar actualizaciones y mantenimiento.
- Funcionalidades adaptadas: Pueden estar predefinidas por el programa elegido (Código cerrado) o puedes elegir las que prefieres que se tengan en cuenta y que crees que serán las adecuadas en tu organización (CRM de código abierto). Los CRM Open Source vienen con funciones pre-configuradas que pueden cambiarse añadiendo extensiones o directamente reestructurando su código fuente.
- Seguridad personalizada: En los de código cerrado, al contratarlos optas por acogerte a lo existente en su software, mientras que en los de código abierto tú decides cuáles son las que quieres.
- Mantenimiento constante del servicio: En los de código cerrado está a cargo de la empresa proveedora en tanto en cuanto se mantiene el contrato, en las de código abierto se debe colaborar con terceros para mejorarlo, siendo conveniente la opción de que un experto se encargue de su correcto funcionamiento.
- Adaptabilidad a las estrategias empresariales: Aunque está claro que todos los CRM Open Source o de código abierto son flexibles, dependiendo de los objetivos que busques alcanzar, y de las herramientas y canales en los que la empresa opera, los hay que se adaptarán mejor o peor.
Ventajas y desventajas
Cómo en toda elección, existen puntos a favor y puntos en contra para decidirse finalmente por su utilización. Comenzamos con sus beneficios:
- No hay que suscribirse a ninguna licencia. Pero hay que tener en cuenta, que el software libre requiere incluso mayor mantenimiento y conlleva mayores riesgos. No estás pagando a nadie para que todo funcione bien.
- Ahorro de recursos económicos para la empresa, son “gratis” aunque si suponen un gasto de recursos ya sean externos o internos y de tiempo, pero no hay que pagar las cantidades que a veces pueden ser elevadas, dependiendo del software. Si bien es cierto que hoy en día hay CRM’s gratis o muy baratos, adaptados a los recursos de las PYME’s.
- Permiten adaptarse y resolver problemas específicos, sin tener que empezar desde cero su programación.
- Posibilidad de ir a la base, al código fuente y reescribir las funcionalidades según tus intereses.
- En relación con la ventaja anterior, también se poseen grandes posibilidades de personalización, puesto que vas a ser tú el que elija las que sean más convenientes.
- Sus modificaciones y programaciones, aunque es aconsejable que se lleven a cabo por expertos, son fáciles de realizar.
- Permite una mejora continuada durante toda su utilización, donde podrás ir adaptándolo a los nuevos acontecimientos o necesidades, siempre con un coste asociado, que es mayor que el pago por uso de las soluciones de código cerrado.
- No hay limitaciones en el número de usuarios, ni de contactos o empresas. Aunque existen empresas especializadas en el mantenimiento de soluciones open source que si establecen restricciones o pago por el uso que se hace del software.
- Cuando salen actualizaciones en el software o se desarrollan nuevas fórmulas en el mercado, podemos implementarlas de manera rápida. Teniendo en cuenta que las empresas de software donde el pago es por uso, el cliente final no se entera de las actualizaciones que hayan aparecido.
Vistas sus múltiples cualidades vamos a adentrarnos ahora en los aspectos menos interesantes, en sus puntos débiles:
- Necesidad de contar con los recursos internos o externos necesarios para poder, como consultoras o agencias para implantarlos, con un Hardware y Software compatibles.
- En un primer momento te encuentras ante un paquete de datos complejos y que deben ser tratados por programadores o informáticos que puedan ocuparse de su supervisión y puesta a punto, sino habría que subcontratar dicha tarea.
- La menor cantidad de recursos económicos de los CRM de código abierto, por la pérdida de ingresos que supone proveerlos de manera gratuita, provoca que tengan una serie de limitaciones respecto a las de código cerrado: se ponen a disposición del usuario un número menor de características del programa, una menor frecuencia a la hora de sacar nuevas actualizaciones, incompatibilidad con otras aplicaciones o incluso un menor desarrollo en el diseño de las interfaces, resultando estas menos usables y proporcionando una menor experiencia de usuario. Cómo en todo, los hay más y menos completos, existiendo CRM de código abierto a los que afectan menos estas limitaciones y que resultan muy completos.
Mejores CRM Open Source del mercado
Ahora que ya has visto todo lo que puede reportar la implementación de un CRM de código abierto, debes valorar de entre todos, cuál es el proveedor que copará tus expectativas de la mejor manera, y aquí vamos a mostrar algunos de los mejores del mercado en la actualidad:
- Vtiger: Uno de los sistemas CRM Open Source más descargados y con una funcionalidad similar a Salesforce, pero en vez de código cerrado, abierto. Muy recomendable para hacer seguimiento de clientes, cierre de ventas y localización de nuevos leads.
- SugarCRM: Es uno de los más conocidos del mercado, y está especializado para aunar en una sola base de datos todos los datos de las relaciones con los clientes, siendo este su cometido, relación con sus clientes de manera específica. Si nos salimos de ahí habría que elegir otro (Facturación, contabilidad, gestión proyectos…). Además, muchas funcionalidades están capadas y solo disponibles en su versión Premium y ya de pago.
- Odoo CRM: Tiene una base amplia de clientes y se destaca por su confiabilidad. Aporta gran control sobre la organización y posee una interfaz muy cuidada, rápida, usable y llamativa. Tiene una marcada orientación hacia las ventas y puede ser complementadas con herramientas de diseño web, inventario, finanzas, etc.
- SuiteCRM: Ofrece información en tiempo real, lo que permite controlar las métricas de los clientes y proyectos. Al igual que Vtiger, hace un buen análisis para detectar posibles Leads y la forma de abordarlos. Puede subir su complejidad de uso dependiendo de cómo se configure y se puede implementar en nube y Smartphone.
- OpenCRX: Gran CRM de código abierto para gestionar las relaciones con los clientes. Permite automatizar los procesos de venta y marketing, y tiene buenas bases de atención al cliente. Pese a su gratuidad, es totalmente funcional para la gestión empresarial con distintas opciones de idiomas así como su instalación en el Hardware que elijamos o en la nube.
¿Cuándo debemos optar por este tipo de CRM?
La respuesta a esta cuestión no tiene una única solución, y dependerá de lo que busques cómo empresa y de las necesidades que quieras cubrir. Puede ser una solución económica y acertada, pero debes saber lo que buscas, adaptarlo a tus estrategias empresariales, y saber cuáles son los recursos internos de los que dispones, tanto tecnológicamente cómo recursos humanos.
Así que piénsalo bien y recuerda, que los CRM Open Source son una opción más que valiosa a tener en cuenta para la gestión eficiente de tus clientes, fuera de los tipos de CRM comerciales ofertados en el mercado.